1. Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).

Date (дата).

Reference (ссылка).

Salutation (приветствие).

Body (главная часть).

Closing (заключение).

Signature (подпись).

Typist initials (инициалы отправителя).

Enclosures (приложения).

2. Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо.

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear Mrs./Ms. Jones - это формула официального обращения к женщине, если вы не знаете, замужем она, или нет.

Dear Sir/Madam - так можно обращаться к совершенно незнакомому человеку. Хотя лучше всего узнать имя адресата, чтобы ваше письмо не имело характер простой рассылки.

3. Если вы пишите данному адресату впервые, то в начале письма обязательно следует представиться, указав свое полное имя и должность. Например,

I am Olga Petrenko, a Vice-president of GBH Company. - Я, Ольга петренко, вице-президент компании GBH.
Если же вы уже переписывались с данным адресатом, то уместно поблагодарить его за предыдущее послание. Например,
Thank you for your message. - Спасибо за Ваше сообщение.
Thank you for your quick response. - Спасибо за Ваш быстрый ответ.
Thank you very much for sending me the catalogue. - Большое спасибо за то, что отправили мне каталог.

4. Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Для того, чтобы рассказать собеседнику по какому вопросу вы ему пишите, вы можете использовать используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально

I am writing to… Пишу, чтобы…

In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…

We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …

I am writing with regard to… Пишу насчет…

Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…

Полуформально

Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …

This is to… Это письмо, чтобы…

I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…

Нейтрально

Thank you for your mail… Спасибо за письмо…

Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…

In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…

5. При составлении письма-запроса, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам. Следующие фразы вам помогут в этом.

Формально

I would be grateful if you could… Я был бы признателен вам, если бы вы могли…

Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…

Could you please let me know… Не могли бы вы мне сообщить…

Нейтрально

For further details… Более подробно/для более подробной информации

I do not fully understand what… Я не до конца понял, что…

I also wonder if… Меня также интересует, если…

6. Если Вам необходимо принести извинения или сообщить плохие новости, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы. В качестве вступления могут быть использованы следующие фразы.

Формально

We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…

Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…

I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.

Нейтрально

Unfortunately… К сожалению…

I am afraid that… Боюсь, что…

I'm sorry, but I can't make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.

Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.

We apologize for… Мы извиняемся за…

7. Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально

If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…

We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…

Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.

Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.

If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.

Нейтрально

If you have any questions, please don't hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.

Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?

How about I come and help you out? Может я приду и помогу?

Просим помощи:

Формально

Could you please… (for me)? Не могли бы вы...

Could you possibly...? Не могли бы вы...

I would appreciate… Я был бы очень признателен

I was wondering if you could come. Скажите, могли бы вы прийти.

Нейтрально

Can I ask you to…? Могу я вас попросить?
Could I ask you a favor? Могу я попросить вас об одолжении?

Please let me know… Пожалуйста, сообщите...

Would you mind...? Могли бы вы...

Could you do me a favor? Можете оказать мне услугу?

8. Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

Please find attached → К настоящему письму прилагается.

You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...

I am enclosing… → Я прикладываю…

I forward to you… → Я пересылаю вам…

We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…

Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

9. Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально

I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа

I look forward to your reply. Жду вашего ответа

Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.

Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.

Thank you in advance! Заранее благодарю.

Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Нейтрально

Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа

Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.

Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще

Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.

Thank you for your help. Спасибо за помощь.

Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.

10. При завершении письма в первую очередь обратите внимание на ваши отношения с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение. Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards» или «Kind regards». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность..